一个强烈的春天改变了我们对计划强大的活动体验所知道的一切。作为活动的组织者,我们纷纷重新定义我们的见面活动让他们工作在虚拟平台上这即将到来的夏季和秋季。我的团队已经帮助许多客户让这种转变,在这个过程中我们学到了什么:

     虚拟做好需要时间和灵活性。

     没有捷径的时候虚拟。因为它太新对许多人来说,最好是准备更多的“牵手。“也是一个漫长的过程带来速度与虚拟世界的关键利益相关者。因此,你的销售团队应该计划花更多的时间和精力培养潜在参展商和赞助商投资到底能给他们带来什么事件,它将如何工作。

     沿着这些线路,它可能似乎很清楚,你不能缩小计划时间表。如果你已经有了现成的和有组织的内容,我们建议前至少四个月开始规划过程虚拟事件,确保与会者的宝贵的经验。它肯定会需要更长的时间,如果你的内容尚未建立。

     最后,开放改变先前计划的日期和时间面对面的事件。事件不需要三到四天,考虑为三个或四个星期提供你的内容。

     开发更多的预算方案比,进行面对面的事件。      

     给你的号码,我们已经看到下面的平均值:

     考勤登记收入虚拟展会在0 - 70之间的面对面的活动收入

     虚拟展会展览/赞助收入是25 - 50之间面对面的活动收入的百分比时重点强调赞助。

     在费用方面,技术平台需要花费25000 - 100000美元根据直播功能。当然,你会消除许多典型的场地费用和服务你通常有一个面对面的事件。运行数据使用许多不同的注册率和与会者数量找到你理想的场景和设定目标。      

     不要太看重技术

     虽然看起来这是违反直觉的,如果你不熟悉虚拟平台,你应该限制你的时间花在研究不同的平台。原因:对某些功能的需求超过了功能和性能的技术。不要花太多的时间试图找到完全适合您的组织。相反,很容易和审查几个选项的地形。如果您目前使用的事件管理系统提供了一个虚拟的事件解决方案,和他们一起去。

     选择一个平台,将为参展商和赞助商提供积极的ROI。如果你想卖虚拟展览摊位和虚拟赞助机会,选择一个平台,提供这些作为虚拟会议解决方案的一部分。不要选择一个平台,就像一个学习管理系统,只说他们可以提供但是提供了解决方法。

     你选择哪一个,最重要的是,与任何平台软件进行培训和排练所以扬声器和参展商不盲目。      

     重新考虑你的活动内容和程序

     面对面活动不直接转化为虚拟,所以你需要重新定义你的事件流在一种全新的方式。一个关键的变化是你应该用分手你的内容,使其易于消化的参与者。记住,虚拟与会者注意力不能长时间集中,往往开始迅速多任务。

     你也应该投资于专业视频产品,以便与会者有一个愉快的经历当消费内容,无论是生活还是随需应变。      

     你的营销和通信消息的三倍

     要给与会者“know-before-you-go”电子邮件,包括技术细节,时间表和社交机会。也很高兴发送每日回顾与突出部分和记录视频链接一旦事件正在进行中。

     当营销你的虚拟事件,传达你的提供以及与会者,扬声器,参展商和赞助商参与都将受益。你还应该预先列出他们的时间承诺，这样他们就能做好参与的准备。同时,别忘了向扬声器和参展商,他们知道事情是如何工作的。他们可能会需要更多的帮助,进行面对面的事件。

     我很自豪我们产业的聚集在面对逆境时,设计虚拟事件保持各自的行业。这些额外的经验教训,从这里虚拟事件只会变得更强。